Regelmatig worden ondernemers van United Economy gevraagd een presentatie te geven over de nieuwe economie en over circulair geld. Het leuke is: presentaties zijn niet alleen heel geschikt om je eigen enthousiasme en inzichten over te brengen, het is ook altijd weer leerzaam. Want de vragen die uit de zaal komen, zeggen veel over wat het thema circulair geld oproept. Een vraag die vrijwel altijd gesteld wordt is: hoe werkt het met de boekhouding? Daarom zetten we dat hieronder, vanuit onze eigen ervaringen, voor je op een rij.

We maken het ondernemers graag gemakkelijk

Om te beginnen: het is heel gemakkelijk om Uniteds in je boekhouding op te nemen. Uniteds zijn als rekeneenheid namelijk hetzelfde als euro’s. Dus je voegt de rekening ‘Uniteds’ toe aan je boekhouding (op dezelfde manier als je een extra euro-rekening zou openen) en vanaf dat moment kun je alle betalingen en ontvangsten in Uniteds daar op boeken.

Karian Souverein, controller bij Koffiebranderij Peeze: “Via het betaalplatform van Circuit Nederland krijg je beveiligde toegang tot de omgeving van United Economy. Je vindt daar onder andere je actuele saldo, de mutaties op je United-rekening en een overzicht van alle deelnemers. Een betaling aan een andere deelnemer is eenvoudig in te geven en af te handelen. Van elke uitgave en elke ontvangst krijg je een bericht in je mailbox, zodat je weet dat er een transactie is geweest. Na dit bericht kun je de transactie simpel inboeken als een bankboeking in je financiële pakket. We hebben een bankrekening Uniteds en een dagboek opgenomen in onze administratie. We boeken gewoon alles in euro’s, aangezien 1 United altijd gelijk is aan 1 Euro. De achterliggende inkoop- en verkoopboekingen bevatten uiteraard btw; daarover rekenen we gewoon in euro’s af met de belastingdienst. Omdat het gaat om te betalen én te ontvangen btw, loopt het per saldo tegen elkaar weg. Het gebruiksgemak is onlangs nog meer vergroot door de toevoeging van een app voor je telefoon en andere uitbreidingen van het betaalplatform, waaronder automatische incasso’s en autorisaties, op basis van het vier ogen principe.

Leuk en betekenisvol Behalve makkelijk, is het zakendoen in Uniteds vooral ook heel leuk en betekenisvol. De United Economy-partners ervaren veel meer voordelen dan alleen het circulaire geld. Het gaat tevens om de kracht van het netwerk en de nieuwe verbindingen die daardoor ontstaan.

Karian: “Het circulaire geld heeft namelijk een grote verbindende kracht. Dat merk je binnen je organisatie intern en extern. Intern merken bijvoorbeeld de financials van je bedrijf dat de centrale rol die zij sowieso in de organisatie vervullen, zichtbaarder wordt en er nieuwe inhoud bij krijgt. Ook de relatie met je stakeholders krijgt er een nieuwe dimensie bij. Het zaken doen met Uniteds is immers een financiële innovatie, die leidt tot hechtere banden met bestaande klanten en leveranciers. En vaak ook tot nieuwe relaties. Omdat de United een zuiver ruilmiddel is, gaat het erom de ontvangen Uniteds steeds op een zinvolle manier weer uit te geven bij andere waardengedregen bedrijven in het United Economy-netwerk. Zo vervullen de financials een centrale rol richting de afdeling inkoop om bewust te kiezen voor (groene) leveranciers. En richting de accountmanagers geldt precies hetzelfde, want uiteraard is het ook de bedoeling om als bedrijf zelf weer Uniteds te verdienen. Bij Peeze proberen we zoveel mogelijk van de betalingen aan deelnemers in Uniteds te verrichten, om zo dit ruilmiddel zo vaak mogelijk te laten rondgaan binnen ons netwerk. Hoe meer klanten van ons gaan meedoen aan dit netwerk, hoe meer betalingen aan leveranciers wij in Uniteds kunnen verrichten. Kortom: hoe meer deelnemers, hoe meer gezamenlijke impact! Wil je in gesprek over hoe óók jouw bedrijf circulair zaken kan doen? We vertellen er graag over onder het genot van een heerlijke kop koffie.”

Karian Souverein is controller bij Koffiebranderij Peeze en kwartiermaker van United Economy. Heidi Leenaarts is initiatiefnemer en bestuurslid/directeur van de coöperatie United Economy.